Domiciliation pour les professionnels de santé

Le siège de votre société n'est pas votre lieu d'exercice

C'est la distinction la plus importante, et celle qui est le plus souvent confondue. Le siège social est l'adresse administrative de votre société d'exercice : celle qui figure sur son immatriculation, ses statuts et ses documents officiels. Le lieu d'exercice est le cabinet où vous recevez vos patients, et c'est lui que vous déclarez à votre Ordre. Les deux adresses peuvent être identiques, mais rien n'impose qu'elles le soient. Le droit des sociétés admet qu'une société d'exercice libéral fixe son siège à une adresse distincte du cabinet, y compris chez une société de domiciliation. Le guide de l'Ordre des médecins recommande d'ailleurs de séparer, dans les statuts, le siège social et le lieu d'exercice en deux articles distincts, précisément parce que ce sont deux notions différentes. La société est inscrite au tableau du conseil départemental du lieu de son siège, tandis que chaque praticien reste rattaché au conseil départemental du lieu où il exerce.

Ce que la domiciliation vous apporte concrètement

Au-delà de l'adresse, la domiciliation vous procure le justificatif de jouissance exigé à l'immatriculation de votre société d'exercice ou de votre entreprise individuelle, la réception et la numérisation de votre courrier administratif, et l'accès à un expert-comptable qui connaît vos caisses, vos bénéfices non commerciaux et vos obligations déclaratives. Elle vous permet aussi de séparer votre adresse personnelle de celle de votre structure, sans exposer votre domicile sur les registres publics. Si vous exercez en nom propre, sans société, le principe reste le même : votre entreprise individuelle déclare une adresse administrative au guichet unique, que vous pouvez domicilier plutôt que d'y porter votre domicile, le tout sans rien changer à la déclaration de votre cabinet auprès de votre Ordre.

Ce que votre Ordre attend, selon votre profession

Domicilier le siège de votre société ne vous dispense jamais de déclarer votre lieu d'exercice réel, et les règles varient d'une profession à l'autre.

• Les médecins exercent au titre d'une résidence professionnelle habituelle. Depuis 2019, l'exercice sur un ou plusieurs sites distincts relève d'une déclaration préalable au conseil départemental, à adresser au moins deux mois avant, l'Ordre disposant d'un droit d'opposition. Ce n'est plus une autorisation, et l'ancien critère d'insuffisance de l'offre de soins a disparu pour la déclaration de principe.
• Les auxiliaires médicaux, infirmiers, masseurs-kinésithérapeutes, pédicures-podologues ou orthophonistes, exercent depuis un cabinet principal et peuvent ouvrir un cabinet secondaire sur déclaration à l'Ordre. Un site supplémentaire au-delà suppose une autorisation motivée par une insuffisance de l'offre de soins dans le secteur concerné.
• Les pharmaciens d'officine forment un cas à part : l'officine est un local autorisé par une licence, et la société qui l'exploite y est adossée. La latitude pour dissocier le siège du lieu d'exploitation y est donc bien plus limitée que pour un cabinet.
• Les psychologues ne relèvent pas d'un ordre professionnel. Le titre est protégé et l'enregistrement se fait auprès de l'agence régionale de santé, désormais au répertoire RPPS. En l'absence d'Ordre, il n'y a pas de déclaration de lieu d'exercice à un conseil, mais le choix du siège obéit aux mêmes règles de droit des sociétés.

SEL et SCM : ce que la domiciliation peut faire, et ce qu'elle ne fait pas

Deux structures reviennent constamment chez les professionnels de santé, et elles n'ont pas le même rapport à la domiciliation. La société d'exercice libéral, la SELARL ou la SELAS, exerce la profession : c'est elle qui perçoit les honoraires et qui est inscrite au tableau de l'Ordre. Son siège peut être domicilié à une adresse distincte du cabinet, sous réserve que l'Ordre valide les statuts et le contrat de domiciliation, aussi vaut-il mieux lui soumettre le projet en amont. La société civile de moyens, la SCM, ne fait qu'une chose : mettre en commun des locaux, du personnel ou du matériel entre praticiens qui gardent chacun leur clientèle. Elle n'exerce pas la profession et ne s'inscrit pas au tableau de l'Ordre comme le ferait une SEL. Une SCM peut être domiciliée, mais comme son objet même est de gérer les moyens d'un cabinet, elle est le plus souvent domiciliée à l'adresse de ce cabinet, ce qui reste cohérent avec sa fonction.

Courrier, secret médical et données de santé

C'est le point que nous prenons le plus au sérieux, et sur lequel une société de domiciliation généraliste peut vous exposer. Le personnel d'une société de domiciliation n'est pas tenu au secret médical et n'est pas habilité à traiter des données de santé, qui sont des données sensibles au sens du règlement général sur la protection des données. Faire ouvrir et numériser à un tiers non habilité un courrier patient, un résultat d'examen ou une correspondance entre confrères crée un risque réel : la révélation d'une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire est punie d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende. Notre recommandation est simple et prudente : réservez l'adresse de domiciliation aux flux administratifs de la société, l'Urssaf, les impôts, le greffe, la banque, et faites adresser toute correspondance touchant à vos patients directement à votre cabinet, ouverte par vous ou par un personnel soumis au secret. La loi impose par ailleurs au domiciliataire de disposer de locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité et de tenir un dossier par entreprise domiciliée.

Exercer sur plusieurs sites avec un siège unique

Un siège social unique cohabite sans difficulté avec plusieurs lieux d'exercice. Le siège fixe le rattachement administratif de la société et le conseil départemental compétent pour elle, tandis que chaque cabinet suit ses propres règles ordinales, sur déclaration ou sur autorisation selon votre profession comme vu plus haut. Ce schéma est fréquent : un praticien qui partage son temps entre deux cabinets, ou une SEL qui regroupe plusieurs associés exerçant en des lieux différents, garde une seule adresse de siège. Pensez seulement à notifier tout changement d'adresse professionnelle à votre Ordre dans les délais qu'il fixe, car cette obligation-là ne disparaît jamais.

Ce que la domiciliation ne change pas

Fixer votre siège à Tours n'a aucun effet sur trois choses auxquelles on l'associe pourtant souvent à tort. Votre caisse de retraite dépend de votre profession, la CARMF pour les médecins, la CARPIMKO pour les auxiliaires médicaux, la CARCDSF pour les dentistes et les sages-femmes, la CIPAV pour les psychologues, et non de l'adresse de votre siège. Votre conventionnement avec l'Assurance maladie et votre rattachement au zonage de l'agence régionale de santé suivent votre lieu d'installation physique, pas votre siège. Enfin, vos feuilles de soins portent votre numéro RPPS et l'adresse professionnelle de votre cabinet. L'adresse de siège sert à immatriculer votre société et à recevoir son courrier administratif, rien de plus, et c'est précisément le service que nous rendons, appuyés par un cabinet comptable spécialisé dans les professions libérales et de santé.